Unos 5.000 millones de personas se conectan a las redes sociales cada mes en todo el mundo. En el caso de España, Instagram y Facebook son las más utilizadas. El uso de Internet, tan extendido —se calcula que pasamos más de 6 horas diarias navegando por unas y otras webs—, y la digitalización del comercio electrónico —una cuarta parte de los españoles ya hace sus compras online— han hecho que las empresas de nuestro país decidan crear páginas web en las que promocionar sus productos y servicios. Es más, casi el 65 % de ellas tiene su propio perfil en redes sociales como las ya mencionadas. No contentos con ello, algunos negocios han querido ir más allá, utilizando un software de comunicación interna para crear una red social corporativa de uso exclusivamente privado.
Según Sesame HR, gracias a esta medida, las empresas aumentan su productividad hasta un 30 % más. Estos programas informáticos hacen posible que las compañías configuren un espacio propio donde sus empleados pueden, entre otras cosas, compartir información, publicar posts, intercambiar archivos, comentar y consultar las opiniones de los compañeros sobre el mismo proyecto, colaborar conjuntamente y a distancia en una tarea cooperativa, y contactar con otros departamentos de la empresa. Todas estas acciones se efectúan en tiempo real, por lo que los empleados están en todo momento al día sobre lo que sucede dentro de la compañía.
A continuación, explicamos más detalladamente en qué consisten estas redes sociales corporativas y cuáles son sus ventajas.
Comunicación instantánea garantizada
Las redes sociales corporativas son herramientas que garantizan una comunicación instantánea entre los empleados de una empresa. Igual que sucede con las redes sociales convencionales, estos otros entornos digitales (normalmente) disponen de: una página de inicio, donde la compañía publicaría aquellas novedades que los trabajadores necesitan conocer; perfil del empleado con datos personales, fotografía y breve descripción con sus competencias profesionales incluidas; un apartado con canales de información organizados por departamento o área (marketing, recursos humanos, contabilidad, logística…); un enlace directo a los documentos y a los mensajes enviados y recibidos, etc.
Ventajas de una red social corporativa
Aunque las redes sociales corporativas permiten, como el correo electrónico, mandar mensajes de texto y adjuntar archivos de distinta índole (vídeos, fotografías, documentos en PDF…), ofrecen unas ventajas que los sistemas de mensajería habituales no proporcionan:
- Impulsan la interconexión entre los distintos departamentos de la misma empresa. Al centralizar toda la información en una sola plataforma, consultar el número de extensión de cada área es mucho más sencillo: el trabajador puede así localizar más fácilmente al compañero del otro departamento.
- Mantienen las conversaciones y los documentos continuamente organizados. Cada canal de información, y cada grupo de empleados, contiene los archivos que se han compartido dentro de su grupo o canal.
- Eliminan el problema del espacio de almacenamiento. Mientras que el correo electrónico suele establecer un límite de tamaño de archivo (por ejemplo: Gmail no permite enviar documentos de más de 25 Mb), las redes sociales corporativas soportan un volumen de documentos bastante mayor.
- Mejoran la calidad de la atención al cliente. La comunicación interna se produce en tiempo real, por lo que los empleados reciben las respuestas a sus mensajes inmediatamente. Esta inmediatez permite una resolución rápida de los problemas de los clientes, quienes reciben un feedback muy positivo por parte de la empresa.
- Los trabajadores amplían sus conocimientos gracias a las experiencias y a la información que el resto de los empleados comparten en la red social corporativa.
¿Cómo crear una red social corporativa propia?
Para crear una red social corporativa, lo más sencillo es utilizar un software de comunicación interna. Sesame HR afirma que el las empresas que instalan esta clase de soluciones informáticas en su día a día aumentan un 18 % su productividad y un 23 % la rentabilidad. Además, la satisfacción laboral de los empleados también mejora: la retención de talento se incrementa hasta el 87 %, fortaleciendo los vínculos entre los trabajadores.
El software actúa sobre cuatro áreas:
- Comunicados internos. Aquí se publican las novedades, los anuncios y los recordatorios de la empresa.
- Artículos. Se crea una biblioteca digital con los documentos, las políticas de la empresa y las FAQ que los empleados necesitan consultar con más frecuencia.
- Comunidad. En esta sección, los empleados encuentran un espacio distendido para aportar ideas, contar sus experiencias y compartir sus éxitos.
- Chat con RR. HH. El chat con recursos humanos está expresamente diseñado para que los trabajadores de la empresa se comuniquen directamente con el departamento de RR. HH. Así pueden resolver sus dudas o hacer llegar las incidencias que requieren una solución por parte de la compañía.
Dos tipos de comunicación interna y un solo software
La comunicación interna en la empresa se puede producir de dos modos: en vertical o en horizontal. La comunicación vertical se produce cuando el intercambio de información fluctúa entre los distintos niveles jerárquicos de la empresa: entre los trabajadores del departamento de RR. HH. y el director de recursos humanos, por ejemplo.En cambio, la comunicación horizontal tiene lugar entre iguales, entre quienes ostentan el mismo cargo en la empresa (aunque se trate de un departamento distinto). Los mensajes entre los empleados y las reuniones entre los directores de los diversos departamentos son ejemplos de comunicación horizontal (en estos casos, la importancia del cargo es, jerárquicamente, equivalente).
